Organize seu tempo: como priorizar tarefas e vencer a procrastinação

Hoje em dia, com tantas tarefas, obrigações e compromissos, saber administrar de forma inteligente nosso tempo se tornou uma habilidade essencial para atingir nossos objetivos e bem-estar mental.

Quem nunca se sentiu sobrecarregado, com a sensação de que o dia passou voando e não conseguimos sair do lugar ou fazer tudo aquilo que precisávamos?

A falta de organização do tempo pode levar ao estresse, à perda de produtividade e à sensação de não ter controle da própria vida.

Mas não se desespere! Neste artigo vou te mostrar formas simples para que você organize seu tempo e também como priorizar tarefas e vencer a procrastinação, para que você possa ter uma vida mais leve e organizada.

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Dicas para vencer a Procrastinação

Procrastinação é a ato de adiar tarefas ou ações que precisam ser realizadas, preferindo fazer algo mais gratificante, mais fácil ou até mesmo nada.

Antes de aprendermos a organizar nosso tempo, é importante entendermos por que procrastinamos.

A procrastinação pode ter várias causas, como:

• Medo de falhar: neste caso a procrastinação atua como uma forma de defesa. Ao não iniciar uma tarefa, adiando a mesma indefinidamente, evitamos um possível fracasso.
• Perfeccionismo: a busca pela perfeição pode nos paralisar, fazendo com que nunca nos sintamos prontos para começar uma tarefa.
• Dificuldade em lidar com tarefas complexas ou desagradáveis: quando identificamos tarefas muito longas ou difíceis a tendência é evitá-las ou adiá-las.
• Falta de motivação: Quando não conseguimos encontrar sentido ou propósito em uma tarefa, sentimos mais dificuldades em realizá-la.

Então, veja a seguir, algumas dicas para vencer a Procrastinação:

1) Divida tarefas grandes em tarefas menores

Quando a gente olha para aquelas tarefas enormes sentimos que nunca vamos dar conta de tudo e acabamos deixando para depois. Então, neste caso, a dica é dividir as tarefas grandes em tarefas menores. Quando a gente enxerga as tarefas como algo mais fácil e possível de ser realizadas, ficamos muito mais motivados para começar.

2) Defina prazos realistas

Definir prazos que você realmente consiga cumprir é muito importante para evitar a procrastinação. Embora seja comum nos sentirmos motivados a realizar tarefas com rapidez, estabelecer prazos muito curtos pode trazer ansiedade e, ao contrário do que gostaríamos, nos levar à procrastinação.

3) Elimine distrações

Para manter o foco nas tarefas importantes, é importante eliminar as distrações desnecessárias. Desligue as notificações do celular, feche as redes sociais ou deixe o celular longe, para evitar a vontade de estar sempre checando ou procurando algo. Deixe o seu ambiente propício para que você possa se concentrar sem interrupções.

4) Crie um ambiente de trabalho organizado e agradável

Um espaço de trabalho organizado, com tudo em seu devido lugar, facilita a concentração e evita a perda de tempo procurando por materiais ou documentos. Além disso, um ambiente com boa iluminação, ventilação e decoração que te inspire, contribui para o seu bem-estar e motivação. Quando nos sentimos bem no ambiente, a tendência é sermos mais produtivos e criativos.

5) Recompense-se ao concluir tarefas importantes

Recompensar-se ao concluir tarefas importantes é uma excelente forma de se manter motivado e evitar a procrastinação. Ao nos darmos pequenas recompensas para cada meta alcançada, criamos um ciclo de incentivo que nos impulsiona a continuar. As recompensas não precisam ser extravagantes, podem ser algo simples como uma pausa para um café, alguns minutos de relaxamento ou um pequeno mimo que nos dê prazer.

Métodos para Priorizar Tarefas

Agora que sabemos as causas da Procrastinação e como evitá-la, podemos aprender a utilizar algumas ferramentas para nos ajudar a definir quais tarefas são mais importantes e urgentes e como fazer uma gestão mais eficaz do nosso tempo.

1) Matriz de Eisenhower:

A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz de Urgência e Importância, é uma ótima ferramenta para te ajudar a priorizar tarefas de forma eficiente, permitindo que você organize seu tempo e foque naquilo que realmente importa.

Essa matriz divide as tarefas em quatro quadrantes: Urgentes e Importantes (Faça agora!), Importantes mas Não Urgentes (Programe!), Urgentes mas Não Importantes (Delegue!) e Não Urgentes e Não Importantes (Elimine!).   

2) Regra dos 80/20 (Princípio de Pareto):

O Princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, é outra importante ferramenta que pode transformar a forma como você prioriza suas tarefas e gerencia seu tempo. Esse princípio afirma que 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços, portanto, devemos focar nas tarefas que realmente trazem resultados.

Para aplicá-lo, comece listando todas as tarefas que você precisa realizar, tanto as pessoais quanto as profissionais. Avalie cada tarefa e determine qual impacto ela terá em seus resultados. Pergunte-se: “Essa tarefa contribui significativamente para meus objetivos?”. Desta forma, concentre seus esforços nas tarefas que realmente fazem a diferença, aquelas que representam os 20% dos seus esforços que geram 80% dos seus resultados.

3) Método Pomodoro:

O Método Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que utiliza um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de foco intenso de 25 minutos, chamados de “pomodoros”, seguidos por breves pausas de 5 minutos. Após quatro pomodoros, faz-se uma pausa maior de 15 a 30 minutos.

Para aplicar o Método Pomodoro, anote as tarefas que você precisa realizar, defina o cronômetro para 25 minutos (1 pomodoro), concentre-se na tarefa até que o cronômetro toque. Faça uma pausa de 5 minutos e a cada quatro pomodoros, faça uma pausa maior de 15 a 30 minutos.

A estrutura desse método ajuda a evitar a procrastinação, pois você tem um tempo específico para se dedicar a cada tarefa.

Ferramentas e Aplicativos de Gestão do Tempo

Além dos Métodos para priorizar tarefas citados acima, existem também alguns aplicativos e ferramentas que podem te ajudar a organizar tarefas e definir lembretes para você não ficar perdido no meio delas:

• Agendas online:

Google Calendar

Uma das agendas online mais populares e completas, o Google Calendar permite agendar compromissos e eventos, definir lembretes, compartilhar agendas, integrar com outros aplicativos e acessar em qualquer dispositivo.

Outlook Calendar

Outra opção popular, o Outlook Calendar oferece funcionalidades semelhantes ao Google Calendar, como agendamento de compromissos e eventos, definição de lembretes, compartilhamento de agendas e integração com outros aplicativos da Microsoft, como Outlook e Teams.

• Aplicativos de listas de tarefas:

Todoist

Um dos aplicativos de listas de tarefas mais completos e intuitivos, o Todoist permite criar listas de tarefas, definir prioridades, definir prazos, colaborar com outras pessoas e acompanhar o progresso.

Trello

Uma ferramenta visual e colaborativa para gerenciamento de projetos, o Trello utiliza quadros, listas e cartões para organizar tarefas e acompanhar o progresso. Ele permite criar quadros, adicionar listas, criar cartões, arrastar e soltar e colaborar com outras pessoas.

Asana

Uma plataforma completa para gerenciamento de projetos e tarefas, o Asana oferece diversas funcionalidades para organizar o trabalho em equipe, como criação de projetos, atribuição de tarefas, acompanhamento do progresso, comunicação em equipe e integração com outras ferramentas como Google Drive, Slack e Dropbox.

• Aplicativos de gestão do tempo:

Forest

Um aplicativo gamificado que te ajuda a evitar distrações e manter o foco, o Forest funciona da seguinte forma: Ao iniciar um período de foco, você planta uma semente virtual. Se você sair do aplicativo durante o período de foco, a árvore virtual morre. Ao final do período de foco, você ganha uma árvore virtual para sua floresta. Você pode usar as moedas virtuais que ganha ao plantar árvores para desbloquear novas árvores e outros recursos.

Focus Timer

Um aplicativo simples e direto que te ajuda a aplicar a Técnica Pomodoro, o Focus Timer permite definir o tempo de foco, iniciar o cronômetro, receber notificações quando o tempo de foco e o tempo de pausa terminam e acompanhar o progresso ao longo do dia, visualizando quantos pomodoros você completou.

Veja ainda: 10 Hábitos Simples para tornar o seu dia-a-dia mais Leve

Conclusão

Organizar o tempo é um processo contínuo que exige prática, disciplina e persistência.

Adotando as técnicas e dicas apresentadas neste artigo, você estará no caminho certo para ter uma vida mais organizada, equilibrada e feliz.

Lembre-se de que a Gestão do Tempo é uma ferramenta importante que te permite alcançar seus objetivos, reduzir o estresse e ter mais tempo para o que realmente importa.

E você, quais são suas maiores dificuldades na gestão do tempo? Compartilhe suas experiências e dúvidas nos comentários abaixo!

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